Interrupções vs Perfeccionismo

É muito fácil permitirmos ser interrompidos quando não temos uma definição clara das nossas prioridades, nem dos objetivos a que nos propomos. A maior parte das vezes em que somos interrompidos, acabamos por nos desviar da agenda, ficando, no fim do dia, com a sensação de que pouco ou nada fizemos de produtivo durante todo o dia. Já lhe aconteceu sair de uma reunião ou do escritório e ter a sensação de que não produziu o que quer que seja? As interrupções são tóxicas. Há uma tendência para as aceitarmos pois, inconscientemente, queremos estar ocupados. Mesmo que não estejamos a fazer nada de produtivo. Este é um dos grandes inimigos da performance.

Não podemos evitar as interrupções na totalidade e é por essa razão que só programamos 75% do tempo disponível. Mas temos uma palavra importante a dizer. Ao definir o plano que vai materializar no dia seguinte, terá uma noção clara das suas prioridades e decidirá, rapidamente, se a interrupção é válida. Melhor ainda. Vai poder antecipar as interrupções e definir o tempo de que necessitará e a altura certa para conversar com quem, à partida, o poderá interromper. E pode agendar. Desta forma, passa o controlo para si em vez de ser controlado.

Quando sabe exatamente o que tem de fazer para ser produtivo, é mais fácil dizer que não, pois vai resistir à tentação de tentar estar sempre ocupado, o que lhe dá uma falsa sensação de produtividade. Estar ocupado significa, apenas, esforço. Nada tem que ver com utilidade ou produtividade.

Claro que o ideal é sabermos dizer Não às pessoas e mantermos relações cordiais com elas. Há uma pequena técnica que pode utilizar para não se desviar dos seus planos e para manter o bom relacionamento com quem quer que lhe esteja a solicitar o tempo e a atenção. É simples e funciona. Mais uma vez, dou-lhe o conselho para não subestimar as coisas simples. São as mais poderosas. Esta técnica tem 5 passos:

Técnica para dizer NÃO e manter boas relações:

  1. Dizer Não;
  2. Apresentar razões;
  3. Mostrar empatia;
  4. Oferecer alternativas;
  5. Mudar de conversa.

Certa vez, o diretor da empresa de telecomunicações onde trabalhei há alguns anos chamou-me ao seu gabinete para me solicitar que, a partir daquele dia, sempre que ativasse um contrato, o arquivasse. De uma forma inconsciente, utilizei esta técnica e funcionou muito bem. Disse-lhe:

  1. Desculpe, não vai ser possível. 2. Recebo demasiados contratos seguidos, que ficam acumulados. Mas para não prejudicar a empresa, faço um esforço extra e fico para além do meu horário de trabalho, de forma a conseguir introduzi-los no sistema, para que os clientes possam ser faturados. 3. Ainda assim, compreendo perfeitamente o que me está a pedir. Mais, acho que é fundamental que os contratos sejam bem arquivados, coisa que já não consigo garantir depois de tantas horas de trabalho e bastante fora do meu horário laboral. 4.Tenho a certeza que, logo de manhã, o Ricardo que só começa a introduzir contratos depois de haver ativações tem, no mínimo, meia hora para arquivar os contratos da noite anterior. Como é experiente vai fazê-lo bem e rapidamente e, quando um cliente reclamar, teremos acesso imediato ao seu contrato. Quer que fale com ele? Posso ser-lhe útil em mais alguma coisa? 5. Já estou a ouvir os telefones a tocar, devem ser os colegas da loja com serviços para ativar.

A verdade é que no departamento começámos a fazer as coisas desta maneira e a empresa começou a pensar a sério numa forma de arquivo digital, que acabou por implementar.

Nesta técnica é mesmo muito importante demonstrar empatia. Demonstrar que compreendemos perfeitamente a razão da interrupção ou solicitação. Funciona na perfeição e seguimos o nosso caminho.

Pelo contrário, se demonstrar agressividade ou submissão, demasiada emoção, ou se parecer desorganizado – sem razões suficientemente fortes – ou ceder sem negociação, para além de ver o seu tempo e resultados afetados, a sua reputação também será beliscada. Por mais incrível que possa parecer, dizer “não” vai contribuir para a sua boa reputação.

 Perfecionismo

O perfecionismo é um enorme entrave para o controlo do tempo e, consequentemente, para a performance. Normalmente tem uma consequência. Os resultados não aparecem.

É possível terminar atempadamente um projeto e continuar atrasado. Sim! Como? Basta não se aperceber que o terminou. A insatisfação faz com que nunca pare de fazer alterações e, desta forma, os projetos tornam-se histórias intermináveis.

Um bom protocolo para combater este consumidor de tempo e de resultados é:

  1. Definir, exatamente, o resultado que pretende obter com o trabalho ou projeto que tem em mãos;
  2. Definir, exatamente, o prazo em que tem de terminar e os deadlines para as principais fases;
  3. Começar pelas tarefas mais importantes, relegando as menos relevantes para o fim;

Fazer um filme na sua cabeça com as piores consequências de não cumprir os timings definidos. Isto vai ajudar. E de que maneira.